«Más dice una imagen que mil palabras», Adagio de la sabiduría popular.
¿Cómo cumplir una misión importante; acaso: caprichosamente? La respuesta es un estridente ¡no!
Para que una misión (tarea a cumplir) sea exitosa necesita de un orden cronológico de ejecución de las distintas acciones que permiten lograr las metas cuya cristalización resulta en el alcance del objetivo (propósito). De aquí que esas acciones se cumplan en las denominadas «fases del proyecto» que se han de suceder encadenadamente; es decir: la ubicación de éstas debe estar ordenada en una línea de tiempo.
Esto puede compararse con un proyecto de trabajo de grado académico ya que su diseño exige formular los «objetivos específicos», que en realidad son «metas» que permiten conquistar el «propósito fundamental» del mismo «objetivo general»); es decir: la demostración -como la de los teoremas- fehaciente de que se posee el conocimiento, las habilidades y destrezas mínimas requeridas para tener el título académico anhelado. En esta clase de emprendimiento es común ver que hay quien termina siendo el único responsable de todo.
Pero no todos los emprendimientos son así. Otros -de tipo comercial, organizacional, laboral, profesional, etc.- son inicialmente un proyecto complejo y su culminación exitosa no es una misión cualquiera, mucho menos cuando entraña la producción de riqueza mediante la negación del ocio: neg-ocio (o sea: por medio de un quehacer); de aquí la ineludible tarea de diseñar la hoja de ruta a transitar para llegar airosamente al destino ideado.
Varios son los métodos para la estructuración de tal hoja de ruta o plan de vuelo. Uno de los instrumentos para la gestión triunfante de proyectos es el Diagrama de Gantt (DG), herramienta creada en 1910 por Henry L. Gantt (1861-1919, Ingeniero Mecánico) quien buscaba una técnica gráfica que le ayudase a plasmar (en un esquema) las fechas de inicio y fin de las actividades en la programación de un proyecto.
La formulación y gestión del proyecto permite que las tácticas de la estrategia se aprovechen al máximo, desde la fase de planificación en la que se enuncia(n) la(s) prioridad(es), creando las fases del mismo e identificando la(s) unidad(es) operacional(es) que ha(n) de participar en el cumplimiento de cada una (especificando su responsabilidad y carga de trabajo particular), pasando por el período de ejecución (con todas sus fases: los pasos a dar para avanzar por el trecho propuesto) hasta llegar al logro del cometido (el propósito: la causa que justifica el accionar); p.ej: se desea vender más, pero no se sabe cómo; lo primero, no improvisar y diseñar un proyecto -un programa- de cómo aumentar los ingresos; éste puede mostrar cómo lograrlo mediante el avance progresivo -paso a paso- por cada una de las etapas.
El DG puede ayudar a establecer el cumplimiento o el incumplimiento de lo programado porque su gráfica ilustra un cronograma de gestión del proyecto que permite tener una vista panorámica de las actividades del mismo y su marco de implementación en el tiempo; por ello conviene saber de esto. Bien lo dice un adagio de la sabiduría popular: ¡Una imagen dice más que mil palabras!
En el eje vertical de un DG se enumeran las tareas a realizar y en el horizontal van los intervalos estimados de tiempo (fechas de inicio y finalización) de cada actividad, dibujándose así su duración, pudiéndose ver la secuencia, la simultaneidad y/o el solapamiento de algunas con lo cual pueden percibirse las relaciones de dependencia entre ellas.
Un DG puede tener una leyenda en la cual se detalla toda la información vinculable, debidamente dispuesta, incluyendo los elementos terminales a lograr con cada actividad y también los elementos de resumen del proyecto (sin obviar la relativa a lo que pueda advertir la ocurrencia de acontecimientos relevantes); en ausencia de tal leyenda, se acompaña de una memoria descriptiva. Esto no supone una carga de trabajo extra para la gerencia: es una confección necesaria.
El DG puede usarse para mostrar el estado actual del avance y del cumplimiento de la gestión de la programación, puesto que puede hacerse un corte cronológico para precisar el porcentaje logrado de la meta de cada actividad del proyecto, cuyos valores sirven para hacer un gráfico de barras que ayude en la interpretación debida.
Lo apropiado es establecer el inicio de cada tarea inmediatamente cuando se satisfacen sus requisitos y representar la finalización en la fecha estimada del logro de la(s) meta(s) correspondiente(s). Esto maximiza el aprovechamiento del tiempo para todas las tareas.
Entre los principales beneficios del DG para la gestión de administración de un proyecto están:
1- ayuda a facilitar la planificación ordenada y organizada del ensamblaje y la implementación del proyecto y su seguimiento, ahorrando tiempo, auxiliando en la comprensión del impacto general de los retrasos (lo cual fomenta una colaboración más fuerte y una mejor realización de las tareas, motivando para intensificar la dedicación a ellas y la optimización de las acciones para una mayor efectividad, eficiencia y eficacia porque puede aumentar la capacidad de enfocarse en la asociación del modo de trabajo frente a la línea de tiempo diagramada);
2- la eficiencia se beneficia al hacer posible la realización de varias actividades específicas (a veces: cruciales) con repercusión en tareas de diversas fases, aprovechando mejor los recursos, los lugares, las vinculaciones y las cosas;
3- surge la claridad que nace de incluir y condensar en un solo documento la representación gráfica de los elementos fundamentales de la ejecución cronológica de múltiples tareas; ello facilita el esclarecimiento de los intríngulis interdependientes de las acciones del proceso y la comprensión de cómo va el avance de la programación y sus logros esperados en cada momento del proyecto, sirviendo como brújula o sextante a la unidad de gestión del proyecto para orientar la actuación funcional de los niveles ejecutivos, estratégicos y táctico-operacionales, favoreciendo la flexibilidad en su accionar en la medida que evoluciona el proyecto, por posibilitar revisiones demasiado frecuentemente del estado del proyecto, proporcionando una visión realista que puede ayudar a los gerentes y ejecutantes a reaccionar ágil y proactivamente ante lo inesperado en el alcance de metas o en la línea de tiempo y recuperarse de los contratiempos o adaptarse a otros cambios;
4- mejora la coordinación de la capacidad de secuenciar actuaciones y bajar la sobrecarga y/o duplicación del trabajo, dejando en claro lo que es importante y lo que no lo es, abriendo puertas para hacer combinaciones a través de dividir las tareas en módulos o conjuntos de acciones comunes, lo cual puede hacer que el proyecto sea más manejable;
5- estimula la creatividad de soluciones cuando hay falta de tiempo y/o de recursos que obliga a ello, propiciando asociaciones y colaboraciones que se ayuden entre sí; y
6- se optimiza la rendición de cuentas, la documentación del esfuerzo y los resultados, favoreciendo la comunicación del estado actual de avance o de retraso de lo programado, ayudando a comprender el progreso de la tarea y así se mejora la capacidad de gestionar al mostrar las partes del proyecto como todas las piezas de un rompecabezas dando cabida a que se puedan concebir, adoptar e implementar decisiones más enfocadas y efectivas lo cual se vuelve crucial para el éxito, especialmente cuando se atraviesan cambios importantes: el uso del DG durante proyectos críticos permite realizar un seguimiento del progreso del equipo, destacando los grandes fracasos y las grandes victorias.
¿Es siempre útil? No siempre lo es, como cuando el proyecto es excesivamente simple ya que su aplicación puede ser ilógica porque su diseño y uso puede complicar el escenario, siendo inútil en los planes de gestión de riesgos, pues éstos no tienen cabida en su plantilla (a no ser que los riesgos se incluyan como asunto prioritario que puede afectar la viabilidad del proyecto).
A veces hay que sustituir al DG con otra(s) herramienta(s), tal como lo exigen proyectos complejos por lo que -para aumentar la mejora de la eficacia de la gestión del proyecto- conviene completar el kit de herramientas con otras técnicas como CPM y PERT (que expondremos en otra ocasión).
En la multi-malla mundial (mmm; en inglés: worldwide web, www) hay tutoriales que enseñan cómo hacer un DG.
Chichí Páez
gerenciaenaccionve@gmail.com
@genaccion
 sea exitosa necesita de un orden cronológico de ejecución de las distintas acciones que permiten lograr las metas cuya cristalización resulta en el alcance del objetivo (propósito). De aquí que esas acciones se cumplan en las denominadas "fases del proyecto" que se han de suceder encadenadamente; es decir: la ubicación de éstas debe estar ordenada en una línea de tiempo.){kind=link}