En una gran mayoría de casos estas reuniones gerenciales se efectúan sin seguir un proceso Sistemáticoque permita obtener el éxito de ellas. ChP
¿Qué son reuniones gerenciales? Es un espacio al que se debe llegar informados para generar análisis, solucionar problemas y para crear de manera colaborativa. Esto significa que se debe, primero, ser muy selectivos con la información que el equipo requiere conocer para concebir y adoptar decisiones asertivas.
Estas reuniones son actividades de gran importancia en el mundo empresarial desarrolladas por grupos y equipos humanos para analizar y resolver problemas y concebir y adoptar las mejores opciones de solución para alcanzar de manera efectiva los objetivos y metas estratégicas organizacionales.
Para evitar que estas reuniones sean una pérdida de tiempo el director de las mismas debe planificarlas con anticipación. Entre los elementos básicos para lograr el éxito esperado figuran los siguientes: invitados, tema a tratar, objetivo de la reunión, tiempo de duración, tiempo y cantidad de intervenciones de los convidados, clara especificación de las acciones a implementarse, resumen y conclusiones
Uno de los beneficios de estas juntas es que fomentan la participación y generan motivación entre los colaboradores de una compañía, ya que son tomados en cuenta para la adopción de decisiones o para el planteamiento de soluciones, cuando así sea el caso.
Sin una planificación que ordene el espacio/tiempo de la reunión, los asistentes probablemente sentirán que están frente a una situación improvisada, sin rumbo claro, lo cual no hará más que generar desmotivación y tedio, por sentir que se está perdiendo el tiempo.
Las reuniones gerenciales son fundamentales para el buen desarrollo de la labor colectiva en una empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones se puede observer con determinadas reuniones o dinámicas que lejos de perseguir el objetivo de resultar beneficiosas, acaban desviándose de su propósito y terminan siendo contraproducentes.
En la plataforma de la empresa Grand Luxor Mice aparece la estrategia de las “5P” para planificar reuniones gerenciales eficaces. Las cuales se detallan de seguidas:
Propósito
La primera”P” es el propósito, es decir, la razón por la que se ha convocado una reunión. Sin un propósito claro, difícilmente una reunión gerencial será efectiva. De hecho, cuanto más concreto es el propósito, más difícil será salir de él y, por tanto, mucho más enfocado el mensaje y efectivo el resultado de esta.
Generalmente, los propósitos de una reunión de trabajo suelen limitarse a tres opciones:
Hacer un anuncio por parte del convocante al resto de anunciantes.
Adoptar una decisión conjunta en relación a un asunto de la organización.
Debatir o poner en común ideas en torno a una acción de la empresa.
Siempre el director de estas reunions debe tener encuenta estas tres opciones. Todo lo que sea salirse de este listado, difícilmente será útil para el trabajo diario y el buen funcionamiento de la compañía. L@s lector@s pueden hacer la prueba. Todo encaja en alguno de estos puntos.
Participantes
Este punto se refiere a los participantes, los miembros de la empresa, socios, clientes… que tomarán parte en la reunión. Son muchas las variantes que contemplan este punto, pero se debe tener en cuenta principalmente estas:
El tamaño: ¿Cuántos participantes tendrá la reunión? El número es especialmente relevante cuando se trata de concebir y adoptar una decisión o poner una idea en común. Con pocos asistentes, se corre el riesgo de no considerar la opinión de personas válidas del equipo.
La homogeneidad del grupo: Si se quiere fomentar el debate y el flujo de las ideas para un resultado más creativo, siempre es preferible crear un grupo con diversidad de mentalidades y perfiles de trabajador.
El perfil de los participantes: Cooperadores vs competitivos. Según el objetivo de la reunión, un perfil u otro puede ser de más ayuda. Los perfiles cooperativos trabajarán por una meta alcanzable a través de una labor conjunta.
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Decisores, creativos estrategas y técnicos: Hay muchos perfiles profesionales que forman parte de un proceso productivo. ¿A quién interesa convocar en función del objeto de la reunión? A veces, las reuniones tan sólo necesitan uno de estos perfiles, varios, o incluso todos.
Planificación
La planificación de una reunión gerencial es crucial para su desarrollo. Esto permite disponer de toda la información por parte del director, así como los recursos necesarios para hacer frente a posibles cuestiones, dudas o reticencias de los asistentes.
Se tienen varias reglas en este punto para facilitar esta labor:
Regla de las mitades: El organizador debe disponer de toda la información de la reunión nunca más tarde de la mitad de tiempo transcurrido entre la anterior reunión y la próxima.
Regla de los informes: Los informes de la reunión deben estar ordenados por temas para evitar que la reunión se disipe en distintos puntos.
Reglas de agenda: Hay distintas agendas en función de los temas a tratar. Se pueden establecer marcando la importancia de los temas: dejar dos tercios de la reunión para temas actuales, y el último para la agenda pasada e ideas;
Participación
Este punto trata de establecer a los asistentes unas pautas básicas de actuación para el buen desarrollo de la reunión.
Presentar a los participantes al comienzo.
Proporcionar la información básica y las instrucciones de la reunión.
Marcar claramente cómo será el proceso de la adopción de decisiones.
Utilizar los medios ideales para exponer cada idea.
Animar a la participación.
Hacer un resumen final.
Perspectiva
Consiste en tomar distancia de los temas debatidos, las ideas expuestas y las decisiones adoptadas. Un buen método es pulsar la opinión de los propios asistentes, o valorar días después el desarrollo de la reunión de la siguiente manera, a través del método MDI para las reuniones de trabajo:
M: Puntos a Mantener porque salieron bien
D: Puntos que Detener porque no funcionaron
I: Puntos nuevos para Iniciar en futuras reuniones
Escuche de lunes a Viernes a la 1.30 PM el micro-programa “Gerencia en Acción por Max 929 o por www.maxfm929.com
Chichí Páez
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